1. Überlegungen zum papierlosen Büro
Als innovatives Unternehmen sind wir im digitalen Zeitalter nicht daran vorbeigekommen, uns mit dem Thema „papierloses Büro“ auseinanderzusetzen. Nach diesbezüglichen Testphasen mit diversen firmeninternen Prozessen war schon bald klar: Der dadurch erzielte Mehrwert ist in mehrerlei Hinsicht gegeben!
Daher haben wir unsere internen Abläufe Anfang 2019 weiterentwickelt, digitalisiert und optimiert.
Weil in unserem Unternehmen meist mehrere Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, wurde dabei das Hauptaugenmerk auf eine übersichtliche Aufbereitung der Projektunterlagen und Korrespondenzen gelegt. Die lückenlose und chronologische Abbildung eines Projektablaufs haben wir letztlich in Form eines intern programmierten „digitalen Projektordners“ realisiert. Dieser ermöglicht es uns, das digitale Projekt fast wie einen der „alten“ Papierorder chronologisch „durchzublättern“.
Im Folgenden werden die größten Vorteile und Herausforderungen skizziert, mit denen wir uns bei der Einführung des „papierlosen“ Büros konfrontiert sahen.
2. Die Vorteile des papierlosen Büros in unserem Alltag
Nach der oben beschriebenen Testphase gab für uns vor allem der prozesstechnische Mehrwert den Ausschlag, das Projekt „papierloses Büro“ anzugehen. Durch die Optimierung und Digitalisierung analoger Prozesse konnten wir das Handling und den Ablauf unserer Projekte wesentlich komfortabler und effizienter gestalten. Das tägliche Einsortieren von oder die Suche nach analogen Projektordnern bleiben uns jetzt erspart, alle Tätigkeiten können vom Rechner, Smartphone oder Tablet aus erledigt werden.
Hinzu kommen die Übersichtlichkeit und vor allem die ständige Verfügbarkeit sämtlicher Projektunterlagen, auch im Gelände oder auf der Baustelle.
Neben den oben beschriebenen Vorteilen waren es nicht zuletzt auch umwelttechnische Aspekte, die uns zu diesem Schritt bewogen haben. Bereits eine erste Auswertung der monatlichen Druck- bzw.
Plottzahlen bestätigte zudem, dass sich die Umstellung auf das papierlose Büro rasch amortisieren und die Kopier-/Druckzahlen drastisch sinken würden.
3. Einführung und Umsetzung
Im April 2019 fiel dann der Startschuss für die erste auf das gesamte Büro ausgeweitete Testphase. Folgende Prozesse stellten uns dabei vor besondere Herausforderungen:
3.1 Analoge „Restprozesse“
Bereits vor der Einführung des „papierlosen Büros“ wurde ein Großteil unserer Projektunterlagen digital abgelegt (z.B. CAD-Daten, Berechnungen, Gutachten, etc.). Je nach Relevanz wurden diese Unterlagen parallel dazu auch im analogen Papierordner abgeheftet. Daneben gab es noch Unterlagen, die ausschließlich in analoger Form vorhanden waren, wie etwa sämtliche handschriftlichen Aufzeichnungen, Begehungs- und Besprechungsnotizen sowie Telefonnotizen.
Dieser Problematik sind wir einerseits mit intern programmierten Tools begegnet, die die automatische projektspezifische Ablage der Dokumente ermöglichen, und andererseits, indem wir unsere
Mitarbeiter mit Tablets (iPad) ausgestattet haben. Jetzt werden sämtliche Notizen handschriftlich am Tablet erstellt und mit nur wenigen Klicks/Taps projektspezifisch abgelegt, codiert und
sortiert.
3.2 Plankorrektur
Ein weiterer Arbeitsprozess, über den wir uns anfangs den Kopf zerbrochen mussten, war die digitale Plankorrektur. Argumente wie „Am Papier sehe ich mehr, ich muss den Plan ausgedruckt sehen!“ konnten wir lange nicht überzeugend entkräften. Mit der Software „Bluebeam Revu“ haben wir schließlich eine für uns optimale Antwort darauf gefunden. Bei einer einfachen und intuitiven Plankorrektur mittels „Mark-Ups“ im PDF-Plan und einer listenartigen Aufbereitung der ausgebesserten Punkte werden jetzt ebenso viele Fehler entdeckt wie bei der analogen Korrektur.
Um die oben angeführten Bedenken auszuräumen, haben wir in der ersten Testphase die Endkorrektur der Pläne zusätzlich analog durchgeführt. Nach einigen Wochen war aber klar, dass die digitale
Korrektur von Plänen genauso effizient – wenn nicht sogar effizienter – ist wie die analoge. Die einzige diesbezügliche Herausforderung bestand in der Umstellung und Gewöhnung an den neuen
Arbeitsablauf.
3.3 Projektmanagement und Übersicht
In unserer Branche sind wir mit verhältnismäßig vielen kleinteiligen Projekten konfrontiert. Während etwa ein Architekt immer gleich „ein ganzes Haus“ plant, werden wir oft beauftragt, „nur eine kurze Stellungnahme“ abzugeben, die im Vergleich dazu weit weniger umfangreich ist.
Zudem werden die unterschiedlichen Teilprojekte meist von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet. Um hier einen entsprechenden Überblick zu bewahren bzw. innerhalb des Teams „kontextbasiert“ kommunizieren zu können, haben wir das Online-Projektmanagement-Tool „Meistertask“ erfolgreich implementiert.
Mit dieser Kanban-basierten Lösung können wir jedes noch so kleine Projekt vollständig – von der Anfrage über das Angebot und die Projektausarbeitung bis hin zur Abrechnung – abbilden. So steht
jedem unserer Mitarbeiter auf allen Endgeräten eine plakative Übersicht all seiner Projekte zur Verfügung.
4. Resümee und Mehrwert
Neben den geschilderten zahlreichen Erleichterungen für den Arbeitsablauf hat die quartalsmäßige Auswertung unserer Kopie-/Druckzahlen einen weiteren Erfolg des „papierlosen Büros“ deutlich gemacht. Insgesamt konnten im 2. Quartal 2019 12.000 Blätter Papier eingespart werden (Vergleich zum 1. Quartal 2019). Auch bei der Anzahl der verbrauchten Plotterrollen war eine markante Mindermenge feststellbar.
Im Wesentlichen beschränken sich unsere Ausdrucke auf Projekte, die behördlich eingereicht werden müssen. So können wir uns jetzt guten Gewissens zumindest „papierarmes Büro“ nennen.
Angesichts der Herausforderungen eines sich immer rasanter entwickelnden digitalen Zeitalters heißt es auch für die Baubranche: „Immer agil bleiben!“ Deshalb haben wir unsere Arbeitsweise in diesem Jahr einen Schritt weiter in die richtige Richtung optimiert. Denn wer glaubt, bereits in der „Digitalisierung angekommen zu sein“, hat deren Herausforderung nicht verstanden.
Wie sagte doch Albert Einstein: „Mehr als die Vergangenheit interessiert mich die Zukunft, denn in ihr gedenke ich zu leben.“
